Примечание редактора: В этой статье наши старший менеджер по продукту Брайан Боше представляет улучшения в функциях проверки Smartsheet, с помощью которых команды всех видов теперь смогут еще быстрее проверять и утверждать контент.
В последние годы потребность в контенте растет экспоненциально, из-за чего перед многими командами встает непростая задача: им приходится масштабировать свои операции с контентом несмотря на то, что использование продуктов становится сложнее, чем когда бы то ни было.
Планирование контента включает сегодня новые форматы, каналы и персонализацию, что, в свою очередь, требует новых приемов, подходов и инструментов. Чтобы не отставать, командам необходима возможность интегрировать управление контентом со своими рабочими процессами и более широким взаимодействием в рамках проектов. Прошлой осенью мы представили функцию проверки в Smartsheet, позволяющую оптимизировать проверку и утверждение контента в рамках существующих процессов планирования, управления и отчетности.
Сегодня я хочу рассказать вам о последних усовершенствованиях этой функции, благодаря которым ваши команды смогут успевать больше и тратить на это меньше времени.
Оптимизированные функции проверки контента
Тем, что прежде не сталкивался с функцией проверки, я сначала объясню, как она упрощает сбор утверждений и заверений и позволяет делать это быстрее.
Предположим, вы работаете в отделе онлайн-маркетинга и готовите серию цифровых объявлений, которые должны быть утверждены отделами по работе с контентом и брендом, а затем заверены вашим собственным руководителем.
Пересылка этих объявлений различным проверяющим из разных отделов по электронной почте может быстро превратиться в настоящий кошмар по целому ряду причин:
- узкие места из-за загруженности отдельных проверяющих;
- комментарии и примечания сотрудников разных отделов, разбросанные по разным копиям файлов;
- неизбежные проблемы, связанные с синхронизацией разных версий и внесением необходимых правок;
- риски для безопасности, связанные с пересылкой файлов по электронной почте внешним подрядчикам.
Функция проверки в Smartsheet позволяет мгновенно запросить обратную связь у участников процесса внутри организации и за ее пределами с помощью специальной внешней страницы для отзывов, предназначенной для утверждения и запроса изменений.
На этой странице участники процесса могут вносить в контент примечания и обсуждать комментарии с другими проверяющими. Благодаря этому становится намного проще понять, какой именно файл требует проверки и где его найти, а вам не придется тратить время и усилия на синхронизацию правок из разных копий.
Если проверяемый файл требуется заменить, вы можете в любой момент загрузить новую копию и начать новый цикл проверки с теми же или другими проверяющими — и так до тех пор, пока не будет утверждена окончательная версия. В процессе работы ваша команда может отслеживать ее ход в более широком проектном контексте, контролируя проверку прямо в таблице.
Функция проверки контента окажется полезна любой команде
Если вы не связаны с маркетингом или реализацией творческих задач, у вас может возникнуть вопрос: «Зачем мне нужна функция проверки?» За первые пару лет работы в Smartsheet я пообщался с самыми разными клиентами, которые помогли мне понять, что множество задач в рамках производства контента являются универсальными — как и преимущества процесса проверки в Smartsheet. Мы хотели, чтобы наши оптимизированные проверки принесли пользу как можно большему числу пользователей, и поэтому теперь в них можно работать с файлами Microsoft Office, видеофайлами и другими форматами.
1. Microsoft Office
Проверки Smartsheet теперь поддерживают документы Microsoft Word, презентации PowerPoint и электронные таблицы Excel.
Файлы в работе можно редактировать целым рядом способов, однако без четкого процесса проверки с окончательным утверждением документов, как и при работе с видеоконтентом, может возникнуть множество проблем.
При разработке плана производства, подготовке договора с новым подрядчиком, создании слайдов для важной презентации или работе с любым из множества других форматов Microsoft Office вам и вашей команде необходим понятный и простой процесс проверки и утверждения — и он реализован с помощью функций проверки Smartsheet.
2. Видео
Теперь в процесс проверки и одобрения в Smartsheet можно включать и файлы в форматах MP4, AVI и MOV. В рамках проверки видео вы можете легко собирать и отслеживать комментарии и обратную связь к отдельным кадрам. После того как вы добавите примечание к определенному видеокадру, автор или другой участник процесса может перейти к нему, нажав на ваш комментарий или фотографию вашего профиля на временной шкале.
3. Другие файлы, которые прикрепляются в Smartsheet
В то время как наши проверки теперь полностью поддерживают изображения, PDF-файлы, видеоролики и документы Microsoft Office, я хочу порадовать и тех, кто работает с файлами других типов, например Google Документами. Любой файл, который можно прикрепить к таблице, включая ссылки (URL-адреса), теперь можно добавить в проверку.
Если полной поддержки соответствующего формата нет, проверяющие не смогут предварительно просматривать и размечать контент непосредственно в проверяемом файле, однако ваша команда все равно получает целый ряд преимуществ. Вы можете запросить обратную связь у любого участника процесса, централизованно собирать комментарии и утверждения, а также легко управлять версиями.
Вообще я рекомендую добавлять в проверку любой контент, над которым вы работаете и который требует утверждения.
Дополнительные инструменты разметки, ускоряющие цикл проверки
Сегодня, когда сотрудники все чаще работают дистанционно и находятся в разных местах и командах, проверки в личном режиме происходят реже и реже. Это означает, что возможность предоставить четкую и понятную обратную связь становится еще более важной с точки зрения эффективного цикла проверки. Примечания и пометки участников процесса в проверяемом файле помогают вашей команде ускорить проверку и уменьшить число итераций, прежде чем будет получено окончательное одобрение.
С сегодняшнего дня проверяющие могут добавлять в контент рамки и стрелки, помимо простых булавок, которые были доступны и раньше. Рамки позволяют отметить выделить область контента любого размера. С помощью стрелки можно указать, куда требуется переместить определенный элемент.
Яркие перспективы совместной работы с контентом в Smartsheet
У нас большие планы по добавлению новых функций для управления контентом в Smartsheet и совместной работы с ним, и мы расскажем вам больше в конце этого года. Там временем я предлагаю всем вам оценить преимущества усовершенствованных функций проверки, которые помогут вам еще быстрее создавать качественный контент. Узнать больше о том, как работает проверка в Smartsheet, можно из нашей справочной статьи.
