Примечание редактора: В этой статье наш старший менеджер по продукту Крис Мэтьюз представляет построитель документов Smartsheet, который поможет нашим клиентам на основе данных из таблиц быстро создавать целые наборы PDF-документов.
Каждый день множество команд во всем мире используют документы для запуска процессов, улучшения взаимодействия, заключения соглашений и выполнения других задач. Однако наши клиенты говоря нам, что часто процесс создания этих документов не позволяет работать с достаточным темпом.
В качестве руководителя по продуктам для создания контента в Smartsheet я стараюсь помочь командам наподобие вашей уделять больше внимания важным рабочим процессам и тратить меньше времени на создание вспомогательных документов. Я рад объявить о появлении в Smartsheet нового построителя документов, разработанного специально с этой целью.
Построитель документов: больше никакого копирования и вставки
Если ваша команда занимается заполнением договоров, заказов на покупку, отчетов контроля качества, запросов об информации и других унифицированных документов, вы наверняка знаете, что их подготовка часто отнимает огромное время.
Проблема не в каком-то конкретном документе, создание которого слишком длительно или трудоемко. Скорее, все сводится к несоответствию между масштабами и срочностью бизнес-процессов, в которых эти документы используются.
Иногда команде приходится создавать большое количество настраиваемых документов на регулярной основе — например, это могут быть документы о ежемесячном возобновлении аренды либо годовые или полугодовые аттестации.
В других случаях такие документы создаются по мере необходимости, но это приходится делать срочно. Например, после длительного поиска кандидата на вакансию бывает нужно срочно отправить предложение о работе выбранному специалисту. А когда от потенциального клиента поступает запрос ценового предложения, задержка с ответом может привести к срыву сделки.
Ручной процесс индивидуальной настройки стандартных документов обычно слишком длительный, и существует риск ошибок. Ведь монотонное копирование и вставка значений повышает вероятность что-то упустить, когда требуется держать в голове всю картину происходящего.
На рынке есть специализированные решения, однако они довольно дорогие и требуют интеграции между системами управления документацией.
Теперь существует лучшая альтернатива в виде Smartsheet. В нашем новом построителе документов достаточно пары нажатий, чтобы загрузить содержимое таблицы в существующий PDF-файл стандартного формата и мгновенно создать сразу десятки его настраиваемых версий. Копировать и вставлять значения больше не придется. Больше никаких затрат на интеграцию
Работа с построителем состоит из двух простых этапов:
- Выберите в таблице поля, которые вам нужны, и перетаскиванием сопоставьте их с полями в заполняемом PDF-документе.
- Затем создайте версию документа для одной или нескольких строк и прикрепите каждую из них к соответствующей строке, после чего другие участники смогут оперативно продолжить работу.
Чего позволяет добиться построитель документов?
«В течение первого месяца работы с построителем документов в рамках нового полностью автоматизированного процесса закупки нам удалось освободить от рутинной работы как минимум двух сотрудников, работающих на полную ставку, и теперь они занимаются другими вещами — куда более полезными, чем заполнение формы заказа».
— Роб Уэйт (Rob Waite), исполнительный вице-президент, American Roofing & Metal
С момента, когда построитель документов стал доступен пользователям по программе раннего внедрения, я не устаю поражаться его возможностям. Я убежден, что построитель поможет и вашей команде уделять больше внимания более важным задачам. Команда по созданию контента теперь занимается разработкой интеграций в среде Smartsheet и за ее пределами, чтобы еще эффективнее оптимизировать рабочие процессы, в которых используются различные документы. Мы будем держать вас в курсе новостей.
Узнать больше о том, как работает построитель документов в Smartsheet, можно из нашей справочной статьи.
