На этой неделе мы запустили обновлённую версию форм Smartsheet — с новым построителем форм и условной логикой. Я хочу познакомить вас с этими улучшениями, а также рассказать о преимуществах форм тем, кто с ними ещё не работал.
В качестве руководителя по продукту я каждый день вижу, как формы Smartsheet повышают производительность труда, — я сужу об этом по собственной работе и по отзывам клиентов, занимающих различные посты в компаниях самых разных отраслей. Формы помогают им обрабатывать любые типы запросов, собирать отчёты о мерах безопасности, контролировать динамику деловых отношений, отслеживать влияние коронавируса COVID-19 на хозяйственную деятельность и многое другое.
Поскольку организации и их клиенты всё чаще используют территориально распределённую структуру (особенно в нынешний период нестабильности), большинству команд необходим простой и быстрый способ сбора точных и полезных данных, на основании которых можно принимать решения. Какой бы тарифный план вы ни использовали, формы Smartsheet обеспечат вас важной информацией и помогут сэкономить ценное время.
Вот три причины попробовать формы Smartsheet уже сейчас.
1. Быстрый результат, оправдывающий затраченное время
Если вы полагаете, что у вас недостаточно времени на знакомство с формами, у меня для вас хорошие новости: на создание первой формы вам потребуется меньше времени, чем на чтение этой статьи.
Наши клиенты часто удивляются, когда видят, что каждая форма Smartsheet уже содержит поля, автоматически сопоставленные со столбцами исходной таблицы. Представьте, например, что вам нужно обрабатывать запросы на доступ к материалам и в вашей таблице есть столбец с раскрывающимся списком «Тип ресурса». Если вы создадите новую форму, в ней автоматически появится поле «Тип ресурса» с раскрывающимся списком — такое же, как в вашей таблице.
Наш новый полноэкранный построитель форм позволяет задействовать любые функции буквально парой нажатий.
Если в форме есть поле, которое вам не нужно, просто перетащите его на левую панель построителя. Точно так же перетаскиванием можно добавлять в форму поля и другие элементы и менять их расположение. Просто щёлкните нужное поле, чтобы изменить его метку, поясняющий текст или параметры (например, указать, является ли оно обязательным).
Вы также можете добавлять новые столбцы в исходную таблицу и изменять их свойства, не выходя из построителя форм. Если вы выбрали в таблице неправильный тип поля или забыли добавить элемент в раскрывающийся список, достаточно внести изменения в построитель форм — они будут отражены и в вашей таблице.
2. Легкий способ получения качественных данных
Для сбора полных и точных данных с помощью форм нужно задавать правильные вопросы нужным людям, и со Smartsheet у вас появляются инструменты, которые вам в этом помогут.
Условная логика — обновление, о котором чаще всего просили нас пользователи, ведь эта функция позволяет без особого труда сделать форму простой и понятной. Теперь вы можете сами решать, какие поля будет видеть человек, заполняющий вашу форму.
Давайте посмотрим, как работает условная логика, на нашем примере со столбцом «Тип ресурса». Если пользователь запрашивает изображение, вам необходима дополнительная информация — в частности, его размеры. Теперь с помощью простого правила можно сделать так, чтобы поле «Размеры изображения» отображалось только в том случае, если в поле «Тип ресурса» выбран вариант «Изображение». При выборе другого ресурса поле «Размеры изображения» остаётся невидимым.
Если форма предлагает только релевантные вопросы, заполняющий её человек с большей вероятностью ответит на них полно и точно, а также вернётся к этой форме в дальнейшем.
Условная логика позволяет задавать людям правильные вопросы. Она помогает устранить отвлекающие факторы, и это касается не только директоров и менеджеров, заполняющих форму, но и специалистов, которые обрабатывают полученные сведения. СПАСИБО!
Небольшая настройка может принести немало пользы и сделать форму удобнее для заполнения.
-
Выберите современный макет, чтобы инструкции по работе с формой оставались в поле зрения при перемещении по полям.
-
Добавьте поясняющий текст во все поля, которые могут вызвать затруднения.
-
Используйте специализированные типы табличных полей (даты, раскрывающиеся списки, флажки и т. д.) для исключения несоответствий и ошибок при добавлении данных в форму.
Наконец, обеспечьте простой и удобный доступ к своей форме для коллег, клиентов и прочих заинтересованных лиц: отправьте им уникальный URL-адрес либо добавьте форму на панель мониторинга Smartsheet вашей команды или соответствующую веб-страницу. Формы могут заполнять все, у кого есть доступ к Smartsheet, а сотрудники на выезде могут пользоваться для этого нашим мобильным приложением.
3. Удобство и уверенность при обработке данных
Полезность собранных данных в конечном счёте зависит от того, как их используют. Smartsheet предлагает целый ряд возможностей для интеграции данных из форм в более крупные решения для повышения общей эффективности. Например, ваша команда сможет сэкономить время и повысить свою продуктивность, если на основе собранных данных вы настроите запуск автоматизированных рабочих процессов.
Формы Smartsheet обладают неоспоримым преимуществом: данные в них может вносить кто угодно в любой удобный момент, где бы этот человек ни находился. Если вам нужно оперативно обрабатывать получаемые сведения, но не хочется постоянно проверять таблицу, настройте автоматическое оповещение, которое будет уведомлять вас о поступлении новой информации.
Пользователи планов Индивидуальный, Бизнес, Корпоративный и Премьер могут создавать более сложные решения с автоматизированными операциями, позволяющими копировать полученные через форму данные в другие таблицы, запрашивать дополнительные сведения, запускать процессы утверждения и т. д.
Чего можно добиться с помощью форм Smartsheet?
Мы внесли в формы существенные обновления, например добавили условную логику, так как стремимся постоянно совершенствовать процесс сбора критически важной для бизнеса информации, чтобы вам было проще принимать решения на её основе. В будущем я продолжу знакомить вас с новыми улучшениями, и мне было бы интересно узнать, как вы используете формы в своих решениях.
Дополнительные сведения о формах Smartsheet см. в нашем Центре обучения.