Перспективы управления рабочими процессами в 2023 г.: отчёт Smartsheet

Отлаженные процессы — основа успешного управления проектами

Январь 2023 г.
 

Методология

Первый опрос для подготовки отчёта Smartsheet "Перспективы управления рабочими процессами" был проведён в сентябре 2022 г. компанией Wakefield Research. В нём приняли участие 8000 респондентов в возрасте от 18 до 74 лет, работающих в компаниях, где трудоустроено не менее 50 сотрудников. Компании были подобраны так, чтобы пропорционально представлять следующие регионы: США, Великобританию, Австралию и немецкоязычные страны (Германию, Австрию и Швейцарию). Все респонденты указали, что занимаются проектной работой, т. е. деятельностью, состоящей из "проектов, которые имеют начало и конец".

Такие специалисты составили примерно 60 % от всех взрослых, работающих в компаниях, где трудоустроено не менее 50 сотрудников. Их специальности относятся к различным отраслям, в числе которых информационные технологии, услуги для бизнеса, здравоохранение, фармацевтика, банковское дело, финансы, строительство и производство. Также отличаются их уровни и занимаемые должности: топ-менеджеры и директора (13 %); высшее и среднее руководящее звено (28 %); отдельные специалисты, такие как аналитики и специалисты по работе с клиентами (27 %); административный персонал (15 %); рядовые работники (15 %) и те, кто указал свой род деятельности как "другое" (2 %).

Введение. Современное состояние управления проектами

Сегодня ведение бизнеса по большей части представляет собой проектную работу. Весьма вероятно, что рано или поздно вам придётся управлять проектами, даже если у вас нет ни соответствующего образования, ни специальных инструментов для такой деятельности, а ваша должность называется совсем не "менеджер проектов". 

Иными словами, в организациях, занятых проектной работой любого рода, почти каждый сотрудник становится менеджером проектов. Более 80 % наших респондентов указали, что в их компаниях по крайней мере иногда управлением проектами занимается сотрудник, должность или должностные инструкции которого этого не подразумевают.

Типы менеджеров проектов

Итак, сегодня почти каждый сотрудник занят в управлении проектами. Однако уровень подготовки таких сотрудников значительно различается. В ходе опроса мы выявили, что менеджеры проектов делятся на три типа.

Менеджеры проектов по должности

В названиях должностей этих сотрудников чётко указано, что их работа связана с управлением проектами: "менеджер проектов", "координатор проектов", "помощник менеджера проектов".

Менеджеры проектов по обязанностям

В эту группу мы выделили сотрудников, должность которых не указывает на управление проектами, однако такая деятельность включена в их официальные должностные инструкции.

Менеджеры проектов по факту

Ни название позиции, ни должностные инструкции таких сотрудников не указывают на то, что в их задачи входит управление проектами. Однако на деле они занимаются именно этим.

Так называемые менеджеры проектов по факту оказываются в этой роли по разным причинам. Чаще всего это происходит по необходимости. 65 % опрошенных указали, что они взяли на себя управление проектами потому, что не нашлось других желающих, кто-то из сотрудников уволился или им пришлось временно выполнять чужие обязанности. Кроме того, 45 % менеджеров проектов по факту отметили, что занимаются управлением проектами по просьбе начальства (это подчёркивает спонтанный характер появления таких обязанностей).


 

Разные типы менеджеров — общие болевые точки

Интересно, что респонденты из всех трёх групп, имеющие разный опыт управления проектами, сообщили об одинаковых болевых точках, связанных с управлением проектами в современном мире. 

Почти все опрошенные (91 %) указали, что их организация сталкивается с трудностями в области управления проектами. Среди причин — перемещение сотрудников с одного проекта на другой (45 %), удалённая работа (40 %), долгие отпуска (34 %). 85 % из тех, кто испытывает подобные трудности, сообщили, что чувствуют сильное давление из-за темпов и сроков реализации проектов.

В подобной обстановке негативные эмоции только нарастают. Когда проект завершается неудачно, большинство респондентов ощущают разочарование (58 %). За ним следуют выгорание (31 %), смущение (27 %), гнев (26 %) и апатия (25 %). Почти 30 % опрошенных указали, что неудачи прямо повлияли на их карьеру. Например, им не удалось получить повышение или пришлось искать новую работу.

Болевые точки: регионы и размеры компаний

Важно отметить, что такие трудности встречаются не в отдельных регионах или в компаниях определённого размера; напротив, с ними одинаково часто сталкиваются все опрошенные. 

Исследование охватило семь стран в четырёх регионах, и в каждой из них наблюдались одни и те же проблемы.  

Взятые в совокупности, эти ответы — от респондентов, занимающих разные должности, работающих в компаниях разных размеров в различных странах, — ясно говорят о том, что на сегодняшний день управление проектами нельзя назвать практикой, нацеленной на устойчивое достижение успешного результата. Никто не застрахован от проблем, возникающих из-за плохого управления проектами. Они не только влияют на бизнес-результаты, но и негативно сказываются на эмоциональном состоянии сотрудников.

Поэтому уместно задать вопрос: как организовать проектную работу таким образом, чтобы раз за разом достигать успеха как с точки зрения бизнес-показателей, так и с точки зрения состояния сотрудников?

Ключевые выводы: как оптимизировать управление проектами

Для успешного управления проектами необходимо начать мыслить по-новому: думать не о том, как реализовать текущий проект, а о том, как выстроить воспроизводимые и масштабируемые процессы, которые обеспечат эффективное взаимодействие и сотрудничество команд.

Мы сделали три ключевых вывода, которые помогут осуществить такую смену парадигмы.

1. Основное значение имеет повседневная проектная работа.

2. Для успешной работы сотрудникам требуются разнообразные ресурсы и инструменты.

3. В основе успешного управления проектами лежат отлаженные процессы.

В следующих разделах мы подробно рассмотрим каждый из этих выводов. Будут приведены данные опроса, на которых основаны данные положения; кроме того, мы разъясним, как те или иные болевые точки влияют на реализацию проектов. Затем мы расскажем о том, какие изменения помогут привести работу сотрудников, процессы и проекты в соответствие с целями вашей организации.

Вывод № 1. Основное значение имеет повседневная проектная работа

Проект — это своего рода повествование: у него есть начало (этап планирования), середина (выполнение) и конец (срок реализации). Но в таком повествовании, как правило, слишком много внимания уделяется концу. Именно в связи с конечным сроком респонденты испытывают больше всего стресса, прилагая значительные усилия, чтобы его соблюсти.

Разумеется, постановка сроков и их соблюдение — необходимое условие реализации проектов. Очевидно, что связанный с ними стресс никуда не уйдёт: около 50 % специалистов, занятых в проектной работе, считают, что в будущем сроки реализации проектов останутся прежними, а 26 % ожидают, что они станут более жёсткими. 

Вы можете сосредоточиться на соблюдении сроков, однако не стоит считать это единственным фактором, который определяет успешную реализацию проекта. Кроме того, более долгий срок может не способствовать успеху, а ограниченное время не означает, что проект потерпит неудачу.

Задача состоит в том, чтобы сконцентрировать внимание на "середине" проекта— на повседневных действиях, направленных на его реализацию, таких как создание надёжных процессов, поэтапное выполнение небольших задач, совершенствование коммуникации и совместной работы.

Разумеется, этап планирования и конечный срок — неотъемлемые элементы проектной работы. Однако именно повседневная работа и способы, которые при этом используются, определяют успех проекта. По сути, то, каким образом команда действует в "середине" реализации проекта, является более точным показателем успеха, чем вероятность соблюдения сроков.

Какова цена дисфункциональных проектов

Основные трудности, препятствующие успешной реализации проектов, возникают из-за плохо налаженной повседневной работы и не связаны с конечными сроками. Среди проблем, которые встречаются чаще всего, респонденты назвали повторное выполнение уже сделанной работы (37 %), выполнение ненужных или малозначимых задач (27 %) и получение неверных или устаревших сведений (23 %). 

Постоянные сбои в повседневной работе имеют и карьерные последствия. 29 % респондентов указали, что объём их должностных обязанностей сократился или изменился, а 13 % сообщили, что им или их коллегам приходилось покидать проект. Кроме того, постоянное наличие таких проблем негативно сказывается на образе жизни: 50 % опрошенных отметили, что им или их коллегам приходилось задерживаться на работе.

Отлаженная повседневная работа — залог успешной реализации проекта

Давайте посмотрим на положительную сторону вопроса. Если потратить больше времени и усилий на совершенствование повседневных рабочих процессов, вы сможете оптимизировать свой подход к управлению проектами, стабильно достигая успешных результатов и, конечно, улучшая эмоциональное состояние сотрудников.

Как сообщают наши респонденты, когда работа над проектом идёт по-настоящему эффективно (мы не имеем в виду простое соблюдение сроков), сотрудники ощущают большее удовлетворение (56 %), испытывают меньше стресса (54 %) и чувствуют, что могут оптимизировать своё рабочее время (49 %). Кроме того, в такой ситуации сотрудникам проще сосредоточиться на своих непосредственных обязанностях (42 %).

На этом положительные эффекты не заканчиваются. Отлаженная проектная работа способствует улучшению отношений как среди рядовых сотрудников (47 %), так и среди высшего руководства (41 %). Наконец, респонденты отмечают, что после окончания рабочего дня у них остаётся больше сил на общение с близкими и хобби (36 %) и возникает меньше мыслей о работе (30 %).
Это особенно важно для территориально распределённых команд, поскольку в таких условиях размываются границы между рабочими обязанностями и личной жизнью и сотрудники всё чаще сталкиваются с разобщённостью и выгоранием.

Подведём итог: сконцентрируйтесь на повседневной работе

Для успешной реализации проектов требуется мыслить по-новому: уделять основное внимание не соблюдению сроков, а оптимизации проектной работы, тем действиям и ресурсам, которые помогут сотрудникам работать эффективнее. Чтобы организация функционировала максимально успешно (как с точки зрения бизнес-показателей, так и с точки зрения эмоционального состояния сотрудников), необходимо сконцентрироваться на эффективности повседневной работы.

Вывод № 2. Для успешной работы сотрудникам требуются разнообразные ресурсы и инструменты

Какую бы должность ни занимали респонденты, они придерживаются одного и того же мнения: при отлаженном управлении проектами и организация, и её сотрудники работают более эффективно. Те, кто занят в проектной деятельности, будь то представители высшего руководства или рядовые сотрудники, отмечают, что проекты под управлением опытных менеджеров выполняются более качественно (57 %), более эффективно (49 %), укладываются в бюджет (42 %) и реализуются с соблюдением сроков (39 %); при этом наблюдается более активное взаимодействие сотрудников (40 %). 

Итак, мы рассмотрели преимущества эффективной повседневной работы. Но как осуществить переход к оптимизации проектной работы? Во-первых, руководство организации должно взять на себя ответственность за оказание подчинённым необходимой поддержки.

Разрыв между высшим руководством и прочими сотрудниками

Опрос показал, что руководители и рядовые сотрудники по-разному видят ситуацию, когда дело касается "достаточной поддержки". 60 % представителей высшего руководства утверждают, что их компания приобретает инструменты для решения типичных проблем, возникающих при реализации проектов. Однако с этим согласны всего 36 % сотрудников, не входящих в число топ-менеджеров.

С другой стороны, всего 20 % представителей топ-менеджмента считают, что проектные команды испытывают стабильный недостаток сотрудников; среди высшего руководства это число достигает 36 %, среди среднего руководящего звена — уже 41 %, а среди сотрудников, непосредственно занятых в реализации проектов (т. е. среди отдельных специалистов, рядовых сотрудников и низшего руководства), этого мнения придерживаются 43 %. Кроме того, 72 % опрошенных указывают, что проектные команды могут оказаться в ситуации, когда необходимо реализовать проект в условиях недостатка ресурсов.

Это показывает огромное несоответствие между мнением руководства и прочих сотрудников относительно текущего положения дел и наличия ресурсов в будущем. Чтобы решить эти проблемы, пока ситуация ещё не вышла из-под контроля, директорам и высшему руководству компаний необходимо понять, в чём состоят повседневные потребности сотрудников, и взять на себя обязанности по их удовлетворению. 

Низкий уровень внедрения ПО для управления проектами

Одна из форм поддержки проектных команд — использование специального программного обеспечения для управления проектами. К сожалению, всего 35 % опрошенных указали, что пользуются подобными инструментами. Среди менеджеров проектов по факту (как мы уже знаем, эта группа стремительно растёт и ощущает заметную нехватку ресурсов) ПО для управления проектами используют всего 11 % респондентов.

Какого бы размера ни была организация и к какой бы отрасли она ни относилась, руководству нельзя закрывать глаза на этот факт, ведь использование специализированного ПО помогает экономить время, деньги и ресурсы. Более того, 78 % специалистов, занятых в проектной деятельности и использующих специализированное ПО, отмечают, что реализованный в их компаниях подход способствует здоровому балансу между работой и личной жизнью. Среди респондентов, которые используют стандартное ПО, это число составляет 67 %, а среди тех, кто не применяет ПО в управлении проектами, оно равняется 57 %.

Сотрудникам необходима адекватная поддержка для достижения целей

Чтобы увеличить число успешно реализованных проектов и улучшить эмоциональное состояние сотрудников в долгосрочной перспективе, необходимо понять, что является "достаточной поддержкой", инвестировать в соответствующие инструменты и ресурсы и сделать их доступными для всех, кто занят в проектной деятельности. Подведём итог: выполняйте просьбы подчинённых.

Вывод № 3. В основе успешного управления проектами лежат отлаженные процессы

Предположим, вы благополучно реализовали один проект. Чтобы повторить и закрепить этот успех, вам понадобятся устойчивые, воспроизводимые процессы. Бесполезно рассматривать каждый проект в отдельности. Реальность такова, что проектная работа не заканчивается и её успех прямо связан с устойчивостью и масштабируемостью процессов, лежащих в её основе.

Сотрудникам необходим лёгкий доступ к завершённым проектам и опыту, приобретённому в ходе их реализации

Для создания устойчивых процессов необходимо изучить существующий опыт реализации проектов. К сожалению, доступ к таким сведениям затруднён. 94 % респондентов учитывают опыт реализации предыдущих проектов для повышения эффективности работы, однако 85 % указывают, что сталкиваются с трудностями при попытках получить необходимую информацию. При этом 35 % опрошенных сообщают, что в их компаниях не налажено регулярное оповещение сотрудников о выводах, касающихся процессов управления проектами.

Один из способов упростить доступ к необходимой информации заключается в том, чтобы использовать специализированное ПО для управления проектами. Таким образом сотрудники будут иметь доступ к сведениям обо всём, что происходит в организации, а данные о реализации проектов будут фиксироваться и архивироваться. 70 % респондентов, использующих ПО для управления рабочими процессами, отмечают, что имеют возможность регулярно анализировать, какие методы оказываются полезными, а какие нет. 

Постоянный доступ к данным о реализованных проектах позволяет понять, что работает, а что нет. Вам остаётся только применить эти выводы на практике, чтобы создать эффективные воспроизводимые процессы. Это критический этап оптимизации работы — как при реализации отдельных проектов, так и при масштабировании процессов с целью получения стабильных успешных результатов.

Максимум оптимизации, минимум ручной работы

После того как вы разработали надёжные воспроизводимые процессы, наступает время избавиться от дублирующих задач и сократить сроки выполнения задач. Для этого нужно уменьшить число процессов, выполняемых вручную. Скорее всего, ваша организация ещё использует "ручной труд" (хотя бы немного): 53 % респондентов заявили, что отправляют сотрудникам напоминания и сообщения о ходе реализации проекта вручную, что отнимает много времени. 

С помощью ПО для управления проектами можно автоматизировать некоторые задачи, в том числе отправку напоминаний и обновлений. Таким образом у сотрудников освободится время, чтобы сосредоточиться на более важных обязанностях. Более 50 % опрошенных, использующих ПО для управления проектами, перешли на автоматизированные процессы; среди тех, кто не использует специализированное ПО, это число составляет всего 30 %.

Кроме того, автоматизация помогает распространять необходимые сведения. 45 % из числа тех, кто использует ПО для управления проектами, регулярно получают сообщения о ходе реализации проектов, которые могут повлиять на их работу. Среди тех, кто не применяет ПО в своей работе, об этом сообщает 21 %.

Пришло время переключить внимание с проектов на процессы, и в этом вам помогут специальные инструменты

Здесь мы снова возвращаемся к вопросу о ПО для управления проектами. Оно не только позволяет наладить масштабируемые и воспроизводимые автоматизированные процессы, позволяющие эффективно реализовывать проекты, но и обеспечивает доступ к сведениям о проектах (как текущих, так и завершённых), чтобы вы могли непрерывно совершенствовать и оптимизировать эти процессы, повышая их надёжность. Именно отлаженные процессы делают вашу работу эффективной, а создать их можно с помощью проектного ПО.

Заключение. Стабильный успех организации зависит от эффективного управления процессами и проектами

За последний год мы сделали важный вывод об управлении проектами: в эту деятельность вовлечены все сотрудники, включая тех, чьи должности никак не указывают на необходимость проектной работы. Чтобы показать себя с лучшей стороны и выполнять стоящие перед компанией задачи, сотрудникам необходимы надёжные, воспроизводимые методы реализации проектов. 

Это особенно важно для менеджеров проектов по факту. Их число растёт, но, как правило, им недостаёт ресурсов, чтобы выполнять свои обязанности на должном уровне. Эффективное ПО для управления проектами поможет компенсировать недостаток знаний и опыта, существующий в этой группе, поскольку оно предоставляет сведения о проектах в режиме реального времени и облегчает взаимодействие между отдельными командами.

Для успешного управления проектами необходимо мыслить по-новому, концентрируясь не на отдельных изолированных проектах, а на непрерывной совместной работе по их реализации. Для этого нужно опираться на три ключевых принципа.

1. Уделяйте основное внимание не соблюдению сроков, а оптимизации повседневной работы.

2. Узнайте, в чём состоят потребности ваших сотрудников, будь то время, инструменты или ресурсы, и предоставьте подчинённым необходимую поддержку.

3. Сделайте приоритетом доступность данных, чтобы можно было опираться на опыт завершённых проектов и выстраивать надёжные процессы, позволяющие автоматизировать и масштабировать работу.

Такие изменения займут не один день, однако их будет легче реализовать, если у вас будут необходимые инструменты. Программное обеспечение для управления проектами разрабатывается с учётом типичных проблем, возникающих в проектной работе. С его помощью вы сможете получить наглядную информацию о текущей работе, автоматизировать повторяющиеся задачи и выстроить эффективные процессы, чтобы перейти от реализации отдельных проектов к стабильной целенаправленной работе.

Хотите увидеть, как это работает? Посмотрите видеоролик о Smartsheet — эффективном решении для управления проектами, которое поможет вам масштабировать существующие процессы и раз за разом достигать успешных результатов.

Хотите увидеть, как это работает?

Посмотрите видеоролик о Smartsheet — эффективном решении для управления проектами, которое поможет вам масштабировать существующие процессы и раз за разом достигать успешных результатов.

Посмотреть видео