Новый формат управления НГО несёт изменения для всей области всемирной охраны здоровья

Целевая группа по всемирной охране здоровья является некоммерческой организацией, главная задача которой — повышение уровня жизни сотен миллионов людей по всему миру. Она реализует 14 программ, посвящённых контролю, ликвидации и искоренению инвалидизирующих заболеваний. Её Центр содействия борьбе с забытыми тропическими заболеваниями исследует средства и методы ликвидации пяти таких заболеваний, которые в совокупности затрагивают более миллиарда человек в мире.

"Наша деятельность и оперативные исследования направлены на устранение препятствий на пути к ликвидации забытых тропических заболеваний", — объясняет Марианна Стивенс (Marianna Stephens), старший помощник руководителя по специальным программам. Целевая группа помогает министерствам здравоохранения решать проблемы, связанные с проведением в регионах профилактических медицинских мероприятий. Конечная цель этой работы, которой содействуют партнёры из числа местных общин, — помочь странам достичь поставленных Всемирной организацией здравоохранения целей в отношении контроля и ликвидации заболеваний.

В портфолио группы — почти 200 исследовательских проектов в 55 странах. По словам Стивенс, "проведение исследований и аналитики имеют первостепенное значение для борьбы с указанными препятствиями".

Потеря времени при поиске критически важной информации

Несмотря на то что некоторые задачи требовали быстрого решения, члены группы часто были заняты административной работой, которую приходилось выполнять в ущерб более важным вещам. "Самая увлекательная часть моей работы — поездки в общины, — рассказывает Марианна Стивенс. — Каждый раз выходя из самолёта я чувствую, что моё место — здесь. Все члены нашей команды стремятся работать на местах, в общинах. Однако оперативные исследования сопровождаются массой административной работы, и мы зачастую обнаруживаем, что буквально в ней погрязли".

Так, например, поиск информации, необходимой для подготовки доклада для спонсоров и партнёров, занял у членов нашей группы несколько дней. Информацию по проектам в основном отслеживали с помощью очень большой электронной таблицы, при этом сопутствующие документы хранились в разных местах. "Для того чтобы найти нужный проект, приходилось бесконечно прокручивать экран", — рассказывает Челси Толедо (Chelsea Toledo), помощник руководителя по коммуникации и развитию.

"У нас были огромные объёмы информации, подробные сведения о различных исследованиях, проведение которых мы поддерживали. Всё это хранилось в разных местах", — добавляет Эллисон Снайдер, специалист по сопровождению проектов.

Однажды группе потребовалось выяснить, как они использовали определённый диагностический инструмент, а также количество проведённых с его помощью исследований и соответствующие заболевания. "Я не нашла информации в имеющихся документах. Тогда я обратилась за помощью к коллегам и мы втроём пытались найти ответ на, казалось бы, простой вопрос, — рассказывает Стивенс. — На это у нас ушло почти три дня".

Осознание того, что на поиск информации много времени уходит впустую, мотивировало Стивенс заняться поиском решения для оптимизации. В результате чего её группа запустила один пилотный проект на Smartsheet. "Я знала, что можно было разработать систему для повышения эффективности работы, — рассказывает она. — И мне удалось быстро убедить в этом начальство". Группа решила повсеместно внедрить решения Smartsheet и развернуть их на всю программу.

"Нам представили Smartsheet как вариант решения, способного справиться с отслеживанием и отчётностью по очень большому числу проектов в большом количестве стран, — говорит Патрик Ламми (Patrick Lammie), кандидат наук, старший научный сотрудник Целевой группы. — Я всегда скептически отношусь к новому программному обеспечению, однако этот продукт оказался крайне эффективным. Сейчас мы без него не обходимся".

Больше времени на работу с людьми

Благодаря Smartsheet группа повысила эффективность управления проектами и сократила административные издержки. "В результате внедрения Smartsheet мы смогли объединить всё в одну удобную систему, в рамках которой можно было создавать собственные разработки для решения стоящих перед нами сложных задач", — говорит Снайдер.

С помощью Smartsheet группа сопровождает свой портфель исследований от начала до конца. В этом процессе используются различные функции: формы для сбора и извлечения данных, шаблоны для подготовки контрактов, возможности планирования работ на местах и управления закупками, прочие. Это значительно ускорило поиск точной информации. "Нам стало намного проще. Теперь мы запускаем отчёт и получаем информацию о том, что выполнено в этом квартале, какие проекты привели к публикациям и какого рода эти публикации? — рассказывает Толедо. — Ну а соответствующие ссылки просто прикреплены к строке. Никаких проблем. Всё на месте".

"Мне не нужно собирать информацию по восьми разным темам в восьми разных местах, всё хранится централизованно, — добавляет Снайдер. — Я отправляю коллегам ссылку, и они просматривают информацию в режиме реального времени. Когда я вношу какие-то изменения, они сразу видны".

"До того как мы внедрили Smartsheet, один из наших спонсоров поинтересовался, как мы использовали инструменты для исследований, — рассказывает Снайдер. — Ответ на этот вопрос пытались найти трое сотрудников в течение трёх дней. Теперь я трачу на это три минуты".

Каждый член команды имеет доступ к информации по программе. Если кто-то из сотрудников находится в командировке без доступа к Интернету, его коллега может найти последние данные. Однажды Стивенс с командой запускали клинические испытания в индийском штате Керала. Её коллеги сомневались в правильности данных по окончательному бюджету, и Стивенс нашла соответствующие сведения в Smartsheet. "Мне очень помогло знание того, что информация и документы, которыми я воспользовалась, самые актуальные," — рассказывает Стивенс. Благодаря Smartsheet проблем с управлением версиями больше не возникает.

Прозрачное общение со спонсорами

Благодаря Smartsheet группе также удалось повысить точность и своевременность ежегодных отчётов для трёх основных спонсоров: Фонда Билла и Мелинды Гейтс, Агентства США по международному развитию и UK Aid.

Раньше создание ежегодных отчётов для каждого из спонсоров могло растянуться на несколько месяцев. "Теперь же, — говорит Стивенс, — мы можем подготовить один общий годовой отчёт для спонсоров вместо трёх. Мы извлекаем необходимые данные, создаём отчёты и визуально представляем информацию на панелях мониторинга за пару недель. Благодаря этому общение со спонсорами стало очень прозрачным".

С помощью панелей мониторинга группа докладывает о результатах исследований не только спонсорам, но и партнёрам. Это необходимо для определения последующих действий. По словам Стивенс, они с коллегами "извлекают из таблицы сведения об исследованиях и представляют их визуально — в виде круговой диаграммы, графика или карты, чтобы наглядно продемонстрировать, над чем работают".

Благодаря визуализации данных группе проще рассказывать о полученных результатах людям и партнёрам в обслуживаемых общинах, при этом также сокращается время на выполнение административных задач. "Smartsheet позволяет нам выполнять всю работу на одной платформе и в полной мере сосредоточиться на исследованиях", — говорит Стивенс.

"Благодаря использованию Smartsheet мы становимся ближе к искоренению заболеваний, что является глобальной целью, обозначенной ВОЗ, —— добавляет Снайдер. — Я лично управляю 188 проектами, затрагивающими жизни миллионов людей из разных стран".

"Я взялся за эту работу, так как считаю, что, если у нас есть возможность искоренить заболевания, мы обязаны это сделать. Вносить вклад в науку, которая позволяет нам идти к этим целям, дорогого стоит. А возможность [благодаря Smartsheet] большую часть времени посвящать научной части работы — настоящий подарок", — добавляет Ламми.

Ознакомиться с более подробной информацией о том, как компания использует наши решения, можно в соответствующей истории внедрения.