Компания SAP помогает работникам реализовать их карьерный потенциал

Подразделения SAP Ariba и SAP Fieldglass являются международными лидерами в поставке корпоративных программных решений для обеспечения снабжения, а также найма внешних подрядчиков. Их цель — обучение работников и обеспечение их карьерного роста, а также повышение эффективности работы компаний в целом. Кармен Эрет (Carmen Ehret), глава направления международного развития подразделений SAP Ariba и SAP Fieldglass, отвечает за реализацию программы управления навыками работников. Программа была запущена для выработки индивидуальных рекомендаций по обучению для 15 800 сотрудников компании по всему миру.

Кармен поясняет: «Многие компании пытаются разработать подобное решение для оценки навыков сотрудников, потому что потенциальные результаты впечатляют. Но ещё более впечатляющими являются планы обучения, разрабатываемые специально для каждого из них. Это не просто оценка их труда — это именно обучение. Этот инструмент помогает им достичь больших успехов».

Кармен использует Smartsheet для сбора данных и формирования отчётов с сохранением их на сервере, и это значительно проще по сравнению с традиционными редакторами электронных таблиц или решениями для управления проектами.

Эволюция программ обучения сотрудников

Процесс обучения сотрудников очень сильно изменился по сравнению с традиционными двухнедельными интенсивами. Сейчас работникам нужны короткие индивидуальные онлайн-программы обучения в режиме удалённого доступа, в рамках которых занятия проводятся в реальном времени или по удобному им графику.

Кармен отмечает, что такое обучение не только экономит финансовые ресурсы, но и меньше отвлекает работников от основной работы. Такие методы позволяют им запоминать и использовать в работе новые знания с большей отдачей.

Индивидуальные образовательные онлайн-программы также незаменимы для международных компаний с офисами в разных частях земного шара, ведь такой разброс затрудняет проведение действительно нужных очных семинаров или поиск тренеров на разумном расстоянии от места обучения.

Управление результатами точной оценки навыков работников

Процесс, за который отвечает Кармен, начинается с оценки работниками своих способностей с целью получить количественное представление о своих навыках и определить карьерные цели. Работники загружают результаты аттестации в Smartsheet, а Кармен автоматически получает их в виде полусотни таблиц и полутора десятков графиков панели мониторинга.

Всего лишь одной таблицы с ограниченным доступом достаточно для того, чтобы быстро собрать и отформатировать данные. Затем они отправляются в корпоративную систему, файлы в которой должны соответствовать чётко заданным требованиям. Другие таблицы показывают ей, кто из работников или коллективов уже закончил аттестацию. Данные загружаются в них из одного основного источника, поэтому информация обновляется во всех таблицах сразу.

Панель мониторинга Smartsheet помогает Кармен компоновать отчёты, которые затем уходят руководству. Открывая общий доступ к таблицам с правами чтения, она предоставляет актуальную информацию всем заинтересованным лицам, исключая при этом возможность случайного изменения ими исходных данных.

«Это сильно снижает вероятность ошибок, — говорит Кармен. — Когда приходится обрабатывать такое огромное количество данных, несложно допустить просчёт. Теперь же, когда я высылаю отчёт, я знаю, что он составлен на основе реальной информации. Я его уже проверила, поэтому при составлении аналогичных документов у меня не возникает сомнений относительно их корректности».

Панели мониторинга с совместным доступом позволяют снизить количество запрашиваемых отчётов

Smartsheet также помогает Кармен организовать эффективную самостоятельную работу пользователей с помощью запросов на обновление информации. Вместо запрашиваемого отчёта она публикует ссылки на нужные панели мониторинга на платформах для совместной работы, таких как SharePoint и Jam Sites, а также рассылает их по электронной почте.

Панели мониторинга — это дополнительное преимущество Smartsheet над табличными редакторами и другими инструментами для управления проектами. Чтобы сформировать панели мониторинга для нового корпоративного региона или функциональной команды, Кармен просто берет уже имеющееся похожее представление, сохраняет его новую версию и в несколько нажатий меняет источники данных на нужные. При этом не требуется заново все форматировать или оформлять.

По её оценке, создание панели мониторинга с нуля занимает всего пару-тройку часов, в то время как сбор данных в Excel и оформление презентации в PowerPoint потребовал бы не меньше шести.

Панель мониторинга Smartsheet автоматически обновляется при вводе новых данных, а в табличном редакторе вам понадобится больше часа, чтобы обновить исходные данные и составить презентацию для единственного ежемесячного отчёта. Чем больше Кармен пользуется Smartsheet, тем больше времени она экономит на подготовке отчётов и рутинных действиях.

Больше времени для совершенствования навыков

Способность сэкономить половину времени очень важна, потому что программа управления развитием навыков наиболее эффективна, когда работники часто обновляют свои данные. Кармен рекомендует проходить аттестацию минимум раз в полгода или даже чаще, если вы активно следуете своему плану обучения.

Окончание курса или получение диплома о присвоении новой специальности делают работника привлекательнее для наставников и менеджеров по найму.

«Как часто вы откликались на вакансию и не получали никакого ответа?, — спрашивает Кармен. — И это случалось не потому, что вы были плохим кандидатом — просто у вас не было нужных навыков либо ваше руководство считало, что у вас их не было. Теперь вы не просто сможете позиционировать себя как обладателя нужных навыков, но и будете иметь этому письменное подтверждение».

В Smartsheet Кармен может с лёгкостью отследить, кто справляется с аттестацией, каким коллективам нужно напоминания, а какие образовательные программы получили наивысшие оценки.

По мере эволюции специальностей и требований к кандидатам Smartsheet помогает ей правильно подбирать образовательные программы с точки зрения навыков и должностных ролей, которые они укрепляют. При этом всё это можно оформить как угодно, включая добавление логотипа программы и подбор цветовой гаммы, которые хотели бы видеть работники при общении в своей компании.

«Smartsheet — неимоверно ценный для меня продукт, — восхищается Кармен. — Это мощнейший инструмент и ресурс даже просто с точки зрения управления проектами. Составить огромную учебную программу вот так, в одиночку, без Smartsheet, было бы просто невозможно».

Свяжитесь с нами, чтобы узнать больше.