Со Smartsheet компания Karyopharm быстрее выводит на рынок инновационные фармацевтические продукты

Перед исследователями, лаборантами и руководителями проекта компании Karyopharm Therapeutics Inc.стоит амбициозная задача: создать лекарства, которые лучше лечат людей от рака, автоиммунных заболеваний и других серьёзных болезней. Действительно менять жизнь пациентов к лучшему означает уделять большое внимание даже самым маленьким деталям: от корректной организации клинического исследования и его сертификации до актуализации записей при смене телефонного номера кабинета сотрудника.

«Прямо сейчас мы проводим исследования в более чем 350 организациях, таких как больницы, небольшие клиники и медицинские образовательные учреждения, в 20 странах мира, — рассказывает Оскар Гонсалес (Oscar Gonzalez), менеджер по планированию программ в компании Karyopharm. — Достижение поставленных нами целей требует огромной организационной работы и истинного трудолюбия. Люди в нашей компании любят своё дело и стремятся добиться результата, который будет полезен для пациента».

Клинические испытания требуют тщательной организации, официального разрешения от соответствующих национальных регуляторов, таких как Управление США по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов, обучения и сертификации в каждом учреждении, где они будут проводиться, и, несомненно, ответственного отслеживания всего процесса, включая непредвиденные инциденты. Задержки на любом этапе испытаний могут в конечном итоге отложить согласование готовности медикамента и выдачу разрешения на его коммерческий выпуск.

«Многие из таких проектов длятся по два или три года, — сетует Оскар. — Мы обязаны постоянно и активно участвовать в этой процедуре, в том числе обмениваться информацией с нашей командой медиков и руководителями исследований для корректировки самого процесса или конечной цели».

Когда Оскар пришёл в Karyopharm, многое делалось в редакторах электронных таблиц, а результаты пересылались друг другу по электронной почте, из-за чего сотрудники и команды в клиниках работали с противоречивой или устаревшей информацией. Компания думала о внедрении одной из популярных систем управления проектами, однако мы не могли себе позволить купить лицензии на всех пользователей, которым нужен был доступ к базам данных для их заполнения или анализа.

Переход на Smartsheet создал общую платформу для размещения проектных данных и обеспечил гибкий и безопасный доступ к медицинской информации (это необходимо, если с ней приходится работать из разных точек планеты).

Всегда актуальная информация

В Smartsheet Оскар может создавать таблицы с информацией по каждому клиническому испытанию и предоставлять доступ к ней научным подрядчикам и клиникам, чтобы те могли актуализировать свои данные, такие как степень готовности учреждения, количество набранных пациентов, приближение конечных сроков, побочные эффекты и проблемы со здоровьем, которые возникли во время исследования.

Он также создал панели мониторинга для обобщения данных из разных таблиц, чтобы вместе с руководителями проекта по разным испытаниям всегда видеть актуальную информацию — например, набрала ли клиника целевое количество пациентов и не наблюдается ли дефицит материалов, таких как комплекты для лабораторных анализов.

Панели мониторинга стали такими популярными среди всех участников процесса в Karyopharm, что в настоящее время реализуется проект по их трансляции в режиме реального времени сотрудникам компании через головной офис. Как отмечает Оскар, это будет сравнимо по эффективности с торговым терминалом от Bloomberg, если применить его к процессу разработке медикаментов в компании Karyopharm. Такой инновационный способ обеспечить актуальной информации всех участников — не просто часть интеллектуальной стратегии обмена данными, но и залог соблюдения соответствующих нормативных требований.

«Это фармацевтическая компания, и проверяющие органы могут прийти к нам в любой момент, — объясняет Оскар. — Важно, чтобы каждый из нас был в курсе всей картины, а не только ситуации на своем рабочем участке. Эта информация еженедельно обсуждается на совещаниях руководителей разных направлений развития — и там я очень активно использую Smartsheet».

Более эффективное взаимодействие

Оскар Гонсалес считает, что одна из сильнейших сторон Smartsheet — возможность обмена важными новостями без использования корпоративной электронной почты Karyopharm. В индустрии, где у сотрудников часто бывают тысячи непрочитанных писем, такой более прямой способ донесения информации экономит время и силы всем участникам процесса.

Он также гарантирует, что в компании отслеживается приближение крайних сроков. Так, если последний пациент, участвующий в испытании, закончил приём исследуемого лекарства, начинается обратный отсчёт времени для подачи результатов в регулирующие органы. Кроме того, становится проще проверить полноту комплекта документов перед его подачей для получения разрешения на коммерческую реализацию.

Оскар не просто сформировал для Karyopharm ценный информационный ресурс — он создал себе имя в компании, решив одну из её основных проблем. Он доказал ценность Smartsheet для команд, работающих с клиниками, и теперь намерен помочь другим перейти на этот продукт и оптимизировать процессы.

«Когда ты понял, как работает система, ты можешь практически всё, что угодно, — уверен Оскар. — Например, можно получить такие метрики или сведения, которые, казалось, можно добыть только глубинным анализом. Решение позволяет визуализировать всю программу проектов целиком, а также предлагает функции и платформу, помогающие невероятным образом оптимизировать процессы в компании. Я не мог даже представить, что смогу принести такую пользу. По сути, этого бы не произошло без Smartsheet».