Новые функции Smartsheet по отслеживанию загруженности для более эффективной работы команды и оптимизации ведения проектов

В постоянно меняющейся сфере управления проектами одним из ключей к успеху является своевременное поручение соответствующих задач нужным людям. Однако зачастую это похоже на блуждание в лабиринте бесчисленных электронных писем, совещаний и утративших актуальность таблиц. Вечная проблема — выяснить, кто может взять на себя больше работы, а кто уже перегружен. На помощь приходит Smartsheet с двумя новыми функциями отслеживания рабочей нагрузки, призванными максимально упростить жизнь ЛЮБОГО руководителя.

Представьте себе Адама, руководителя проектов, работающего с несколькими направлениями. Раньше, чтобы понять, кто может взяться за новую задачу, приходилось действовать наугад. Адаму приходилось рассылать электронные письма, сообщения в Slack, проводить совещания и изучать таблицы, пытаясь получить чёткое представление о загруженности каждого сотрудника. Это отнимало много времени и доставляло массу неудобств.

Остановимся на первом из новшеств: тепловая карта рабочей нагрузки.

Тепловая карта рабочей нагрузки — визуальный снимок доступности участников команды. Руководителям проектов, таким как Адам, больше не нужно действовать наугад. Карта отображает все данные о загруженности сотрудников и упрощает процесс принятия решений. Важно отметить, что на панели распределения задач отображены все текущие проекты. Это даёт целостное представление о том, когда участники команды заняты и когда свободны. Например, можно сразу же определить, что у Хейзел очень много работы — её загруженность на панели распределения отмечена красным цветом. Такой визуальный инструмент облегчает стратегическое распределение задач на основе данных, обеспечивает бесперебойное выполнение проектов и равномерное распределение нагрузки между участниками команды.

Второе новшество, график рабочей нагрузки, предоставляет дополнительные сведения, например, о других проектах, над которыми трудится команда. Именно здесь Адам может точно определить, почему кто-то перегружен задачами, и оперативно принять взвешенные решения по этому поводу. Например, он видит, что Хейзел еле успевает, работая над двумя проектами. Несколькими щелчками мыши Адам перепоручает задачу Оливии (см. скриншот ниже), которая имеет возможность принять её, и таким образом равномерно распределяет рабочую нагрузку, поддерживая выполнение проектов на должном уровне с учётом всех важных деталей.

"Новые функции Smartsheet по отслеживанию рабочей нагрузки значительно улучшили процесс управления проектами. Впервые я имею наглядное представление о том, кто из сотрудников может взяться за текущую задачу и над какими другими проектами коллеги работают. Тепловая карта и график рабочей нагрузки позволяют быстро оценить загруженность команды, что даёт мне возможность оперативно корректировать задачи и значительно повышать эффективность нашей работы. Эти инструменты оказались бесценными для оптимизации управления рабочей нагрузкой и более эффективного ведения проектов" — менеджер по планированию, член EAP

Благодаря указанным выше новшествам Адам избавился от постоянного хаоса в электронной почте и переписки, которая раньше занимала всё его время. ​​Теперь он не допускает перегруженности сотрудников, избегает их возможного отставания от графика, тем самым устраняя основные проблемы в управлении проектами. Такой стратегический контроль не только оптимизирует ведение проектов, но и повышает эффективность работы команды, что в конечном итоге способствует успешным результатам.

В настоящее время эти функции доступны для лицензированных пользователей тарифных планов Smartsheet "Бизнес" и "Корпоративный". Ознакомьтесь со справочной статьёй, чтобы узнать, как включить функцию отслеживания рабочей нагрузки. Если вы в настоящее время не используете Smartsheet, можете попробовать функцию бесплатно.